Tugas Softskill ke 4

TUGAS KE  4 SOFTSKILL

11.      Komunikasi dalam manajemen

a.       Definisi Komunikasi : Keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan  orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun  non verbal    ( bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa)

b.      Proses komunikasi: Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar  sebagai berikut :

Ø  Pengirim pesan > , penerima pesan> dan  pesan

Semua fungsi manajer melibatkan  proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :

o   Diagram Proses Komunikasi

ü  Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi: Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas. Materi pesan dapat berupa :Informasi,Ajakan,Rencana kerja dan Pertanyaan dan sebagainya

ü  Simbol/ isyarat: Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat       dipahami oleh  orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

ü  Media/penghubung: Alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

ü  Mengartikan kode/isyarat: Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

ü  Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari sipengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim

ü  Balikan (feedback): isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung  yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

ü  Gangguan: bukan merupakan bagian dari proses komunikasi, akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diterimanya

c.       Hambatan Komunikasi:

A.    Hambatan dari Proses  Komunikasi

·         Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/symbol

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan  balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

B.     Hambatan Fisik: Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

C.     Hambatan Semantik: Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

D.     Hambatan Psikologis :Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

d.      Definisi komunikasi interpersonal :  Proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).

http://bloggokilla.blogspot.com/2012/08/definisi-tujuan-hambatan-dan-proses_3184.html
Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2^nd Ed, Prentice Hall, 2000
Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995
C.S., Raymond. 1977. Organizational Behavior: A Book Reading. New York: McGrawHill.
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/komunikasi-interpersonal-definisi.html

2.      Pelatihan dan pengembangan

a.       Definisi pelatihan menurut para ahli diantaranya

·         Willian G. Scott: Pelatihan dalam ilmu pengetahuan perilaku adalah suatu kegiatan  yang bertujuan untuk mengembangkan pemimpin untuk mencapai efektivitas pekerjaan perorangan yang lebih besar, hubungan antara pribadi dalam dalam organisasi yang lebih baik dan menyesuaikan pemimpin kepada konteks seluruh lingkungannya.

·         John H. Proctor and william M. Thronton: Pelatihan adalah tindakan yang disengaja memberikan alat agar pembelajaran dapat dilaksanakan.

·           Andrew E. Sikula: Pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek memanfaatkan prosedur yang sistematis dan terorganisir, di mana personal non manajerial mempelajari kemampuan dan pengetahuan teknis untuk tujuan tertentu.

·          Keith Davis and William B. Werther,Jr: Pelatihan adalah mempersiapkan orang untuk melakukan pekerjaan mereka sekarang dan pengembangan mempersiapkan pagawai yang membutuhkan pengetahuan, keterampilan dan sikap.

·          Edwin B. Flippo: Pelatihan adalah proses membantu pegawai memperoleh efektivitas dalam pekerjaan sekarang atau yang akan datang melalui pengembangan kebiasaan, fikiran, dan tindakan, kecelakan, pengetahuan dan sikap

·           Intruksi Presiden No. 15 tahun 1974: Pelatihan adalah bagian dari pendidikan menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku, dalam waktu yang relatif singkat dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktik dari pada teori.

·         SK Menpan No. 01/kep/M.Pan/2001: Di lingkungan PNS, yang dimaksud pelatihan adalah proses pembelajaran yang lebih menekankan pada praktek daripada teori yang dilakukan seseorang atau kelompok dengan menggunakan pendekatan pelatihan untuk orang dewasa dan bertujuan meningkatkan dalam satu atau berbagai jenis kerampilan.

b.      Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan:

Tujuan pelatihan : 

• Untuk meningkatkan keterampilan para karyawan sesuai dengan perubahan teknologi

• Untuk meningkatkan produktivitas kerja organisasi.
• Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten.
• Untuk membantu masalah operasional.
• Memberi wawasan kepada para  karyawan untuk lebih mengenal organisasinya.
• Meningkatkan kemampuan peserta latihan mengerjakan tugasnya yang sekarang.
• Kemampuan menumbuhkan sikap empati dan melihat sesuatu dari “kacamata” orang lain.
• Meningkatkan kemampuan menginterpretasikan data dan daya nalar para karyawan.
• Meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan dalam menganalisis suatu permasalahan serta pengambilan keputusan.

Tujuan pengembangan :

•  Mewujudkan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan.
• Menyiapkan para manajer yang berkompeten untuk lebih cepat masuk ke tingkat senior (promosi  jabatan).
• Untuk membantu mengisi lowongan jabatan tertentu.
• Meningkatkan semangat kerja seluruh tenaga kerja dalam organisasi dengan komitmen organisasional yang lebih tinggi.

• Mendorong sikap keterbukaan manajemen melalui gaya manajerial yang partisipatif.
• Meningkatkan kepuasan kerja.
• Memperlancar jalannya komunikasi yang efektif yang dapat memperlancar proses perumusan kebijakan organisasi dan operasionalnya.
• Mengembangkan atau merubah sikap, sehingga menimbulkan kemauan kerja sama dengan sesama karyawan dan manajemen ( pimpinan ).

c.       Faktor psikologi dalam pelatihan:

Ø   Menurut Dole Yoder (dalam As’ad, 1998:67-70) agar pelatihan dan pengembangan dapat berhasil dengan baik, maka harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut

1. Individual Differences Tiap-tiap individu mempunyai ciri khas, yang berbeda satu sama lain, baik mengenai sifatnya, tingkah lakunya, bentuk badannya maupun dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, dalam merencanakan dan melaksanakan suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu ini. Perbedaan dapat nampak pada waktu para karyawan mengerjakan suatu pekerjaan yang sama, dengan diperolehnya hasil yang berbeda

2. Relation to job analysis Tugas utama dari analisa jabatan untuk memberikan pengertian akan tugas yang harus dilaksanakan didalam suatu pekerjaan, serta untuk mengetahui alat-alat apa yang harus dipergunakan dalam menjalankan tugas itu. Untuk memberikan pelatihan pada para karyawan terlebih dahulu harus diketahui keahlian yang dibutuhkannya. Dengan demikian program dari pelatihan dapat di arahkan atau ditujuakan untuk mencapai keahlian itu. Suatu pelatihan yang tidak disesuaikan dengan bakat, minat dan lapangan kerja karyawan, berakibat merugikan berbagai pihak, yaitu karyawan, perusahaan dan masyarakat.

 3. Motivation Motivasi dalam pelatihan ini sangat perlu sebab pada dasarnya motif yang mendorong karyawan untuk menjalankan pelatihan tidak berbeda dengan motif yang mendorongnya untuk melakukan tugas pekerjaannya.

4. Active Participation Didalam pelaksanaan pendidikan pelatihan para trainess harus turut aktif mengambil bagian di dalam pembicaraan-pembicaraan mengenai pelajaran yang diberikan, sehingga akan menimbulkan kepuasan pada para trainess apabila saran-sarannya diperhatikan dan dipergunakan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk memecahkan kesulitan yang mungkin timbul.

5. Selection of trainee : Pelatihan sebaiknya diberikan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dapat mengikuti latihan itu dengan berhasil kepada mereka yang tidak mempunyai minat, bakat dan pengalaman, kemungkinan berhasil sedikit sekali. Oleh karena itulah sangat perlu diadakan seleksi.

6. Selection of trainers Berhasil atau tidaknya seseorang melakukan tugas sebagai pengajar, tergantung kepada ada tidaknya persamaan kualifikasi orang tersebut dengan kualifikasi yang tercantum dalam analisa jabatan mengajar. Itulah sebabnya seorang trainer yang baik harus mempunyai kecakapan-kecakapan sebagai berikut:

 1) Pengetahuan vak yang mendalam dan mempunyai kecakapan vak 

2) Mempunyai rasa tanggungjawab dan sadar akan kewajiban 

3) Bijaksana dalam segala tindakan dan sabar 

4) Dapat berfikir secara logis 

5) Mempunyai kepribadian yang menarik 

 7. Trainer Pelatihan Trainer sebelum diserahi tanggung jawab untuk memberikan pelajaran hendaknya telah mendapatkan pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih.

d.      Teknik dan metode pelatihan:

 On the job Training: Teknik-teknik on the job training merupakan metode latihan yang
paling banyak digunakan, di mana karyawan dilatih tentang pekerjaan baru
dengan supervisi langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya
karyawan lain).

a)      Rotasi Jabatan, pelatihan yang ditujukan untuk memberikan pengetahuan
kepada karyawan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda dan praktik
berbagai macam keterampilan manajerial;

b)      Instruksi Pekerjaan, pelatihan yang ditujukan untuk memberikan secara langsung petunjuk pekerjaan, dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan perkerjaan;

c)      Magang (apprenticeships), merupakan proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pelatihan ini sangat tepat untuk pekerjaan yang membutuhkan keterampilan tertentu seperti ahli ,Teknik-teknik Latihan dan Pengembangan

·         Off The Job

·         Training

·         On The Job

·         Training kerajinan

d)     Coaching, pelatihan yang diberikan oleh penyelia atau atasan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka dalam bentuk bimbingan dan pengarahan;

e)       Penugasan Sementara, berupa penempatan: karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, di mana karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah-masalah organisasional secara nyata;

f)       Sistem Penilaian Pekerjaan, merupakan penilaian yang diberikan kepada
karyawan setelah menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan, yang selanjutnya dapat digunakan untuk pengembangan lebih lanjut dari diri karyawan yang bersangkutan. Off the Job Training

ü  Teknik-teknik yang termasuk dalam off the job training meliputi: metode-metode simulasi dan presentasi informasi. Pada metode simulasi karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya.
(1) Metode Studi Kasus, pada metode ini kepada para peserta disediakan deskripsi tertulis
suatu situasi pengambilan keputusan,
(2) Role Playing, pada teknik ini peserta pelatihan atau karyawan diminta untuk memainkan berbagai peran yang berbeda.
(3) Business Games, merupakan suatu simulasi pengambilan keputusan dalam skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan nyata.
(4) Vestibule Training, merupakan bentuk pelatihan yang dirancang agar tidak mengganggu kegiatan normal yang terjadi pada lembaga.Sementara itu mengenai teknik-teknik presentasi informasi sebagai upaya untuk mengajarkan sikap, konsep, atau keterampilan kepada peserta pelatihan, dapat dijelaskan sebagai berikut:
(1) Kuliah
(2) Presentasi Video
(3) Metode Konperensi
(4) Programmed Instruction
(5) Self Study

Sumber : http://rinintaanggita.blogspot.com/2013/10/pelatihan-dan-pengembangan-tugas-sdm.html

http://wahabxxxxx.files.wordpress.com/2012/05/psikologi-industri.pdf

http://umuatia.blogspot.com/2012/01/metode-latihan-dan-pengembangan-untuk.html